GKHelpDesk add-in voor Outlook & SharePoint

Het doel van deze add-in is het makkelijker maken voor bijvoorbeeld een helpdesk medewerker om de binnenkomende helpdesk tickets op te slaan op een centrale plek, de SharePoint server. Deze taken worden opgeslagen in de standaard SharePoint lijsten en daardoor aanpasbaar naar wens. Ook is het mogelijk de tickets / taken direct aan een persoon toe te wijzen, met een juiste configuratie word deze persoon daar ook direct van op de hoogte gesteld .

Aangezien de meeste helpdesk tickets deze dagen binnen komen via de E-mail was het een goed uitgangspunt om deze toevoeging te maken voor Outlook. Na installatie wordt er een nieuwe balk toegevoegd aan Outlook, hierop komen knoppen tevoorschijn om de helpdesk tickets om te zetten naar de SharePoint lijst.

Via het instellingen scherm is bijna alles los in te stellen, meerdere SharePoint lijsten, met verschillende opties zoals: het toevoegen van de afzender gegevens, de ontvangers gegevens en bijlagen van de email. Al deze opties kunnen per SharePoint lijst, per optie aan of uit gezet worden. Om een nieuw ingevulde taak te kunnen volgen, wordt er een link naar taak aan de mail toegevoegd, ook deze optie kan naar wens worden in of uitgeschakeld.

Er zijn 3 verschillende manieren om taken aan te maken via de HelpDesk add-in.

-          Handmatig via de ‘Voeg taak toe’ knop

-          Handmatig via de ‘Maak nieuwe ticket aan’ knop

-          Automatisch via een in de gaten gehouden map (zo geheten ‘Folder Watch’)

Als een helpdesk mail binnen is gekomen is het mogelijk om via de ‘Voeg taak toe’ knop de geselecteerde mail aan de standaard SharePoint lijst toe te voegen. Bij bijvoorbeeld telefonisch contact is er geen mail verkeer maar is het nog steeds mogelijk om snel een taak aan de maken via de ‘Maak nieuwe ticket aan’ knop. Hier worden verschillende velden weer gegeven om in te vullen en op deze manier kan er dus gestructureerd een taak worden toegevoegd.

Ook is het mogelijk om zonder enige gebruikers handelingen een taak direct toe te voegen aan een SharePoint lijst doormiddel van de geïntrigeerde ‘Folder Watch’. Hier kan via een selectie van de gewenste map en gewenste SharePoint lijst een taak automatisch worden toegevoegd. Zodra een mail in de geselecteerde map terecht komt, wordt deze automatisch toegevoegd aan de SharePoint lijst met de gewenste instellingen.

Naast de normale ‘Voeg taak toe’ knop is er ook, als er gebruik wordt gemaakt van meerdere SharePoint lijsten, een ‘Voeg taak toe in ..’ knop. Deze knop is een uitklap menu met alle ingestelde SharePoint lijsten en door op de gewenste lijst te klikken wordt de taak niet aan de standaard maar aan geselecteerde lijst toegevoegd.

De HelpDesk add-in is volledig geïntrigeerd voor het gebruik binnen een organisatie met Domain Controller, waarbij gebruik gemaakt wordt van de gebruikers gegevens om op die manier zonder extra login de handelingen uit te voeren op de SharePoint site.